Tata Cara Menerima Tamu, Bertelepon, dan SMS
Etika berguna untuk menciptakan suasana yang menyenangkan di lingkungan kerja dan membantu urusan bisnis agar lebih lancar dan efisien.
Tata Cara Menerima Tamu:
Telepon adalah salah satu alat untuk berkomunikasi di kantor. Oleh sebab itu, perlu diperhatikan etika dalam berbicara melalui telepon. Ada beberapa cara yang harus dilakukan pada saat menerima atau menelepon orang lain.
Menerima telepon:
Tata Cara Menerima Tamu:
- Segera membuka pintu untuk tamu.
- Menyapa tamu: selamat pagi Pak/Bu.
- Mempersilahkan tamu untuk masuk: mari Pak/Bu, silahkan masuk.
- Mempersilahkan tamu untuk duduk.
- Menanyakan siapa tamu tersebut dan dari mana: boleh tahu dengan Bapak/Ibu siapa dan dari instansi mana?
- Menanyakan keperluannya dengan kalimat yang sopan: ada yang bisa kami bantu Pak/Bu?
- Jika tamu berkepentingan dengan orang lain, minta tamu menunggu sebentar untuk dipanggilkan orang yang bersangkutan.
- Layani dengan sopan, ramah, dan sikap membantu.
- Sabar dan jangan terpancing jika tamu kurang menyenangkan.
- Apabila tamu hendak pulang, antar sampai pintu pagar.
- Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu dipertimbangkan).
- Apabila tamu masuk, Anda hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.
- Berikan sapaan ramah kepada tamu.
- Memotong pembicaraan orang lain.
- Memonopoli pembicaraan atau percakapan.
- Membicarakan hal-hal yang bukan urusan pekerjaan.
Telepon adalah salah satu alat untuk berkomunikasi di kantor. Oleh sebab itu, perlu diperhatikan etika dalam berbicara melalui telepon. Ada beberapa cara yang harus dilakukan pada saat menerima atau menelepon orang lain.
Menerima telepon:
- Pada saat telepon berbunyi, sebaiknya mengangkat gagang telepon sesegera mungkin, jangan biarkan penelepon menunggu lama. Jangan mengangkat telepon yang sedang berdering dengan kasar, karena hal itu menunjukkan ketidaksenangan dan ketidaksopanan terhadap orang yang ada di sekitar Anda.
- Menyebutkan nama instansi dan memberi salam kepada penelepon, misal: Pointer, selamat pagi. Sampaikan salam dengan suara jelas dan tidak terburu-buru.
- Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara Anda tanpa terkesan menginterogasi, misal: mohon maaf, boleh tahu dengan siapa saya bicara? Ada yang bisa saya bantu?
- Dengarkan baik-baik permintaan si penelepon, jangan memotong pembicaraan.
- Jika penelepon berkepentingan dengan orang lain, maka sambungkan segera kepada orang yang dituju, jelaskan siapa dan dari instansi mana si penelepon tersebut kepada orang yang dituju.
- Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat, maka penerima telepon harus bisa menerima pesan yang ingin disampaikan penelepon, catat dengan lengkap dan jelas, tanyakan dan catat kapan dan di nomor berapa penelepon bisa dihubungi. Pastikan pesan tersebut sampai kepada orang yang dimaksud.
- Ucapkan terima kasih pada setiap akhir pembicaraan dan ucapkan kembali salam selamat pagi/siang /sore.
- Beri kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih dahulu. Tutup telepon dengan perlahan.
- Bersikaplah tersenyum dan duduklah dengan sopan pada waktu berbicara melalui telepon karena sikap yang kurang ramah dan posisi duduk yang kurang sopan dapat dirasakan oleh lawan bicara.
- Sikap mau membantu.
- Jaga intonasi suara, jangan terlalu lemah tetapi juga jangan terlalu keras seperti orang sedang marah.
- Pilih kata-kata yang sopan, ramah, dan mudah dimengerti.
- Jangan mengangkat telepon jika Anda masih berbicara dengan orang lain.
- Jangan makan/minum selama berbicara di telepon.
- Jangan menguap.
- Jangan memotong pembicaraan.
- Jangan berbicara dengan orang ketiga di sekitar Anda pada saat Anda sedang berbicara di telepon.
- Gunakan sapaan atau kalimat yang berbeda-beda sehingga tidak terkesan kaku.
- Hindari menelepon pada kondisi ribut di sekitar Anda.
- Bila menerima SMS segera balas, jika terjadi penundaan ucapkan permintaan maaf.
- Balas SMS dengan kalimat yang formal dan fleksibel.
- Dahului dengan sapaan yang sopan, misal: Bapak atau Ibu.
- Jika menggunakan singkatan, gunakan singkatan yang umum dan mudah dimengerti.
- Akhiri SMS dengan nama Anda dan nama instansi tempat Anda bekerja. Hal ini akan kelihatan lebih resmi dan akan memudahkan mitra kerja Anda untuk mengenali SMS Anda, karena bisa jadi orang yang Anda SMS tidak menyimpan nomor Anda.
- Jika SMS kita salah kirim, segera kirim SMS yang berisi permintaan maaf karena telah salah kirim.
- Jika SMS penting yang Anda kirim tidak segera mendapat balasan, konfirmasikan lagi melalui telepon.
- Jangan memakai huruf besar semua karena itu menandakan kemarahan.
- Ucapkan terima kasih pada akhir SMS.
- Jika mengirim/menerima SMS yang penting, jangan langsung dihapus sampai urusan yang dimaksud sudah selesai.
- SMS berakhir pada Anda.
Subyek: Re: Makna Pertemanan Tuch Apa Menurut You?? 
Wed Nov 07, 2007 6:46 pm
